Ako Compliance Officer zodpovedný za vypracovanie Vyhlásenia v banke, ktorá Vyhlásenie pravidelne zverejňuje už od vzniku zákonnej povinnosti, sa pokúsim prispieť aj niekoľkými praktickými radami a postrehmi, ktoré by mohli tvorbu Vyhlásenia uľahčiť aj v ostatných povinných spoločnostiach.
Povinnosť uvádzať vo výročnej správe ako osobitnú časť Vyhlásenie bola zavedená novelou zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení novely č. 198/2007. Povinnosť bola stanovená počnúc výročnou správou za obdobie roku 2007 – účtovné obdobie od 01.01.2007. Povinnosť sa vzťahuje na všetky spoločnosti, ktoré emitovali cenné papiere, resp. finančné nástroje a tieto boli prijaté na obchodovanie na regulovanom trhu. Zákon nevymedzuje geograficky alebo inou formou o aký regulovaný trh sa má jednať. Rovnako nie sú určené typy cenných papierov, ktorých sa ustanovenie týka. Jedná sa však prevažne o akcie akciových spoločností. V zásade všetky spoločnosti, ktoré emitovali na akomkoľvek regulovanom trhu cenné papiere sú povinné vyhlásenie vo výročnej správe uverejňovať.
V roku 2008 prijala Burza cenných papierov v Bratislave (BCPB) do svojho systému burzových pravidiel Kódex správy a riadenia na Slovensku (ďalej len Kódex) vytvorený Stredoeurópskou asociáciou správy a riadenia spoločnosti. Odo dňa účinnosti tejto zmeny BCPB požaduje od všetkých emitentov, aby zverejňovali Vyhlásenie v nadväznosti na Kódex.
Vyhlásenie má podľa zákona tvoriť osobitnú časť Výročnej správy, samostatný dokument, ktorý obsahuje všetky zákonom požadované informácie, v súlade s požiadavkami § 20 zákona o účtovníctve. Ucelený obsah Vyhlásenia by mal byť „najlepšou praxou“ a to aj s ohľadom na jeho schvaľovací proces, o ktorom sa zmienim neskôr.
Nakoľko je Vyhlásenie súčasťou Výročnej správy niektoré informácie, ktoré zákon požaduje sa už môžu nachádzať v inej pasáži Výročnej správy. Môže sa jednať najmä o všeobecné informácie o zložení štatutárnych a dozorných orgánov ich právomociach, ale napríklad aj o informácie o emitovaných cenných papieroch. Tieto informácie je možné do Vyhlásenia vložiť formou odkazu s označením presnej časti Výročnej správy, v ktorej sa informácie nachádzajú. Takto zostručnené vyhlásenie môže na prvý pohľad vyzerať ako jednoduchšie riešenie zákonnej povinnosti, je však náročné na presnú a podrobnú kontrolu odkazov a kvality informácií, na ktoré odkaz vo vyhlásení upriamuje pozornosť. Rôznymi krížovými odkazmi sa stráca prehľadnosť Vyhlásenia.
V praxi je z uvedených dôvodov lepším riešením vytvoriť Vyhlásenie v ucelenej forme s obsahom presne zodpovedajúcim požiadavkám zákona v plnom znení všetkých informácií, a to aj v prípade, ak sa tieto už vo Výročnej správe na inom mieste nachádzajú. Ucelený typ Vyhlásenia je prehľadnejší a je nositeľom kompletnej informácie o správe a riadení spoločnosti. Zároveň viac vyhovuje zaužívanej praxi schvaľovacieho procesu Vyhlásenia. V prípade ak zostavujúci útvar Vyhlásenie minimálne pred jeho zaradením do Výročnej správy diskutuje v oficiálnom internom postupe s inými organizačnými zložkami spoločnosti, obvykle právny útvar a predstavenstvo, je lepšie vypracovať Vyhlásenie vo forme, v ktorej sú všetky informácie na správnom mieste v súlade s Kódexom a zákonnými požiadavkami.
Ďalšou otázkou pri vyhotovovaní Vyhlásenia je, ktorá organizačná zložka spoločnosti by Vyhlásenie mala zostavovať? Malo by sa jednať o odborný útvar schopný posúdenia požiadaviek zákona, analýzy informácií vyžiadaných od iných zložiek spoločnosti a samostatného vyhotovenia znenia Vyhlásenia. Metódou pri vypracovaní Vyhlásenia je zozbieranie potrebných informácií z jednotlivých zdrojov spoločnosti, ktorými sú najmä interné akty riadenia a interné zostavy informácií ekonomického charakteru. Spracovateľ informácie dohľadáva priamo na základe priameho prístupu do databáz spoločnosti alebo sprostredkovane vyžiadaním od iných odborných útvarov spoločnosti. V praxi sa pri zostavovaní Vyhlásenia používajú zhodne obidve metódy získavania informácií, ktoré tvoria podklad pre vypracovanie Vyhlásenia. Spracovateľ musí mať zabezpečený bezproblémový prístup ku všetkým potrebným informáciám a rovnako bezvýhradnú spoluprácu všetkých dožiadaných útvarov spoločnosti.
Spracovateľ musí spĺňať určitú znalostnú a skúsenostnú úroveň. Musí disponovať dostatočnými odbornými znalosťami a skúsenosťami, aby mohol posúdiť aktuálnosť a relevanciu získaných informácií a po ich posúdení ich v súlade so zákonom zaradiť do Vyhlásenia. Ako už bolo spomenuté, Vyhlásenie je vyžadované zákonom, informácie v ňom obsiahnuté majú právny charakter, rovnako celé Vyhlásenie je právnym prehlásením o spĺňaní podmienok zákona. Vyhlásenie preto vo väčšine spoločností vypracúva právny útvar spoločnosti alebo útvar Compliance. Po zozbieraní informácií vyžadovaných zákonom a ich zapracovaní do Vyhlásenia by malo byť jeho znenie skontrolované iným útvarom spoločnosti. Najmä tu sa zhodnotí existencia tandemu právny útvar a útvar Compliance, keď tieto dve organizačné zložky môžu navzájom skontrolovať znenie jednotlivých častí Vyhlásenia. Po jeho kontrole by mal prebehnúť proces prerokovania Vyhlásenia predstavenstvom spoločnosti. Túto procedúru diskusie o obsahu Vyhlásenia s predstavenstvom považujem za „najlepšiu prax“ a to z dôvodu, že vypracovanie Vyhlásenia o správe a riadení spoločnosti na ročnom základe môže a malo by slúžiť nie len na formálne splnenie legislatívnych požiadaviek, ale malo by spĺňať aj účel preverenia stavu a zmien systému správy a riadenia spoločnosti, ak tento nie je dohliadaný na priebežnom základe. Aspoň raz ročne by sa tak malo v spoločnosti zabezpečiť preverenie základných fundamentov systému správy a riadenia, a prijatia opatrení na odstránenie nedostatkov, ak boli identifikované. Najlepšou praxou pri dohliadaní systému správy a riadenia spoločnosti je poveriť dohľadom jeden útvar spoločnosti, ktorý dohľad vykonáva na dennom základe. Odpadajú tak prípadné problémy pri vypracúvaní samotného Vyhlásenia.
Obsah Vyhlásenia je stanovený znením zákona o účtovníctve. Ten v § 20, ods. 6 a 7 uvádza presný výpočet informácií, ktoré spoločnosť vo Vyhlásení musí uviesť. Informácie je možné rozdeliť do nasledujúcich skupín:
a) informácie o kódexe správy a riadenia, jeho dodržiavaní a metódach správy a riadenia,
b) základné informácie o štruktúre a organizácií spoločnosti,
c) informácie o emitovaných cenných papieroch a právach s nimi spojenými,
d) informácie o dohodách majúcich vplyv na výkon práv akcionárov alebo iným spôsobom zasahujúcich do činnosti spoločnosti.
Informácia o kódexe správy a riadenia, ktorý sa spoločnosť rozhodla dodržiavať musí obsahovať presné označenie kódexu a určenie miesta, kde je verejne prístupný. V zásade rozhodnutie o konkrétnom kódexe závisí od regulovaného trhu, na ktorom boli spoločnosťou emitované cenné papiere prijaté na obchodovanie. Pre spoločnosti, ktoré emitovali cenné papiere a tieto boli prijaté na obchodovanie na Burze cenných papierov v Bratislave je voľba kódexu jednoduchá. Burza totiž od svojich emitentov vyžaduje dodržiavanie Kódexu správy a riadenia spoločností na Slovensku, vytvorený Stredoeurópskou asociáciou správy a riadenia spoločností, ktorého obsah sme priblížili v predchádzajúcich článkoch na tému správy a riadenia spolčoností. Iné kódexy môžu spoločnosti dodržiavať s ohľadom na regulovaný trh, na ktorom sú prijaté na obchodovanie nimi emitované cenné papiere alebo s ohľadom na rozhodnutie v rámci finančnej skupiny, do ktorej patria.
Spoločnosti musia vo Vyhlásení zverejniť aj odchýlky od pravidiel a ustanovení určeného kódexu. Najlepšou cestou na určenie, ktoré pravidlá kódexu spoločnosť dodržiava a ktoré nedodržiava je vytvorenie tzv. tabuľky zhody (Compliance grids), ktorá obsahuje všetky pravidlá daného kódexu, informáciu o dodržiavaní/nedodržiavaní zo strany spoločnosti a stručné vysvetlenie prípadov, kedy pravidlá kódexu spoločnosť nedodržiava. Na základe takto získaných informácií o dodržiavaní kódexu spoločnosť identifikuje odchýlky od kódexu. Vysvetlenie odchýlok od kódexu je potrebné uviesť stručne aj v samotnom Vyhlásení spolu s dôvodom pre tieto odchýlky.
Spoločnosť je povinná vo vyhlásení uviesť všetky významné informácie o metódach riadenia a údaje o tom, kde sú informácie o metódach riadenia dostupné. Zásadnou je otázka, čo je vlastne metódou riadenia pre jednotlivé spoločnosti a či sú tieto metódy riadenia verejne dostupné. Ak sa touto otázkou nebudeme zaoberať v rovine špecifickej pre jednotlivé spoločnosti, teda v rovine interných metód riadenia spoločnosti a systémov rozhodovania a zodpovedností daných pre každú spoločnosť špecificky, ale budeme sa snažiť spoločný jednotiaci základ, o ktorom možno hovoriť ako o metóde/metódach riadenia spoločností, dopracujeme sa k zákonom a zákonným normám platiacim pre podnikanie konkrétnej spoločnosti. Práve zákonné normy, ktoré záväzným spôsobom určujú základné pravidlá riadenia spoločnosti, sú metódami riadenia spoločnosti do ktorých boli v minulosti a sú aj v súčasnosti premietané základné pravidlá a princípy správy a riadenia. Útvar pripravujúci Vyhlásenie musí identifikovať základné právne normy, v rámci ktorých vykonáva spoločnosť svoju podnikateľskú činnosť. Pre banky a obchodníkov s cennými papiermi sú teda základnými metódami riadenia zákon č. 483/2001 Z.z. o bankách a zákon č. 566/2001 Z.z. o cenných papieroch. Prístupné sú na webovej stránke Národnej banky Slovenska. Pre iné spoločnosti to môžu byť iné špecifické právne normy upravujúce ich predmet podnikania, napríklad zákon č. 8/2008 Z.z. o poisťovníctve alebo zákon č. 594/2003 Z.z. o kolektívnom investovaní. V prípade ak spoločnosť nemá dostupný verejný zdroj, na ktorý by mohla vo Vyhlásení odkázať, je potrebné umiestniť znenie zákona alebo inej právnej normy na webovú stránku samotnej spoločnosti a vo Vyhlásení uviesť odkaz na vlastnú webovú stránku.
Základné informácie o štruktúre a organizácií spoločnosti vyžadované ako súčasť Vyhlásenia zahŕňajú najmä informácie o orgánoch spoločnosti, ich zložení, kreovaní, organizácií činnosti a právomociach. Pre uvedenie týchto informácií sú najlepším zdrojom základné dokumenty spoločnosti. Informácia musí obsahovať aj základný rámec činnosti, zodpovednosti a právomocí výborov orgánov spoločnosti. V praxi sa jedná najmä o poradné výbory predstavenstva. Tieto výbory majú väčšinou len poradnú funkciu a slúžia na prípravu podkladov pre rozhodovanie predstavenstva. V prípade, ak sa jedná o výkonný výbor predstavenstva so samostatnou rozhodovacou právomocou, je túto výkonnú právomoc vhodné vo Vyhlásení uviesť a definovať jej rozsah. Všetky výbory orgánov spoločnosti by mali byť založené a fungovať na základe spoločnosťou schválených štatútov. Práve tieto sú potom zdrojom pre informácie o výboroch orgánov spoločnosti pre tvorbu Vyhlásenia.
Špecifickou informáciou je opis systémov vnútornej kontroly a riadenia rizík. Zdrojom informácií môžu byť jednak zákonné normy upravujúce mechanizmy kontroly a riadenia rizík v spoločnosti alebo interné normy spoločnosti stanovujúce systém pre internú kontrolu a interné riadenie rizík spoločnosti.
Vyhlásenie by ďalej malo obsahovať informáciu o emitovaných cenných papieroch a právach s nimi spojenými, informáciu o kvalifikovanej účasti na základnom imaní, osobitnom práve kontroly a jeho nositeľoch, obmedzeniach hlasovacích práv a obmedzení prevoditeľnosti cenných papieroch. Zdrojom týchto informácií sú najmä základné dokumenty spoločnosti, teda spoločenská zmluva, stanovy spoločnosti. Informácie o emitovaných cenných papieroch je potrebné uviesť v prehľadnej forme s opisom druhov akcií, práv a povinností s nimi spojenými a ich podiele na základnom imaní spoločnosti. Jedná sa o informácie technického charakteru, takže do Vyhlásenia sa uvádza len existujúci stav jednotlivých kategórií vyžadovaných zákonom.
Poslednou skupinou informácií vyžadovaných zákonom sú informácie o dohodách. Informácie sa týkajú obmedzenia prevoditeľnosti cenných papierov alebo obmedzení hlasovacích práv na základe dohody majiteľov cenných papierov, dohôd medzi spoločnosťou a členmi jej orgánov alebo zamestnancami o náhradách pre prípad ukončenia pracovného pomeru a dohôd medzi spoločnosťou a tretími stranami, ktoré nadobudnú účinnosť, menia sa alebo skončia v prípade zmeny kontrolných pomerov v súvislosti s ponukou na prevzatie. Informácie o týchto dohodách a ich účinkoch je potrebné získať od príslušných odborných útvarov spoločnosti. Malo by sa jednať najmä o útvary predstavenstva, právny útvar a útvar ľudských zdrojov.
Vyhlásenie o správe a riadení spoločnosti je obsiahlou témou. Ak predošlé riadky priniesli nové informácie o tejto problematike, prípadne vzbudili záujem o túto tému, bližšie informácie nájdete v samotnom Kódexe správy a riadenia spoločností na Slovensku ako aj vo vzorovom Vyhlásení na internetových stránkach Stredoeurópskej asociácie správy a riadenia spoločností www.cecga.org. V prípade otázok ma môžete kontaktovať na e-mailovej adrese martin.peter@volksbank.sk.
autor: Martin Peter, Finančný manažér, Leto 2010
